Isännöitsijän tehtävät

HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

Kokoukset

  • Hallituksen kokoukset:

Kokousasioiden valmistelu, kokouskutsun toimittaminen hallituksen päättämällä tavalla ja päättämässä ajassa hallituksen jäsenille, pöytäkirja ensi tilassa, viimeistään kuukauden kuluessa hallituksen jäsenille, asialistan ja mahdollisten asiakirjojen toimittaminen hallituksen päättämässä ajassa (esim. viikon kuluessa).

  • Yhtiökokoukset:

Kokousasioiden valmistelu, kirjallisen kokouskutsun toimittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti, tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun, pöytäkirjan laatiminen kuukauden kuluessa, osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksiä tarvittaessa.

  • Muut kokoukset:

Asukasdemokratialain (949/1990) edellyttämä asukaskokous.

Kiinteistön sopimusasiat

  • Vuokra-, vakuutus ja liittymissopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
  • huolto-, siivous-, jätehuolto ym. kiinteistönhoitosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
  • sopimusriitojen hoitaminen: Neuvottelujen käynnistäminen.

Valvonta

  • Yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto-osakeyhtiölain sekä
    viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
  • muuttoilmoitusten täydentäminen ja edelleen toimittaminen
  • häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden (häätö, hallintaanotto) käynnistäminen
  • viranomaisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö ym.)
  • väestönsuojelu: Väestönsuojelumääräysten noudattamisen valvonta (tarvikkeiden hankinnasta ja valinnoista huolehtiminen ym.)
  • henkilökunnan, kiinteistöhoitoyritysten ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta
  • sopimusten valvonta (esim. vakuudet) B. Erilliskorvaukseen oikeuttavat tehtävät
  • häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpano sekä vuokraustoimenpiteet)
  • yleisturvasuunnitelman laatiminen.

Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat

  • Työsuhteen solmiminen ja päättäminen
  • työehtosopimusten ja lakien noudattaminen
  • työsuojelumääräysten soveltaminen
  • lainmukaisen työterveyshuollon järjestäminen
  • työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö
  • koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen – sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen
  • työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen: Neuvottelujen käynnistäminen.

Ilmoitusvelvollisuudet

  • Kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten teko (hallituksen ja isännöitsijän muutokset)
  • osakas- ja asukastiedotteiden toimittaminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokouksen päätösten mukaisesti
  • veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko
  • vakuutusilmoitusten teko
  • asuntohallitukselle tehtävien ilmoitusten teko
  • tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten teko
  • palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön
  • työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko.

Muut hallinnolliset tehtävät

  • Asiakaspalvelu: Tavoitettavuustoimiston aukioloaikana tai sovittuina vastaanottoaikoina
  • haltijavelkakirjat: Kiinnitysten uusiminen
  • asiakirjojen ja arvopaperien asiallinen arkistointi ja säilyttäminen
  • kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
  • as.oy:n vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen.

TALOUDELLISET TEHTÄVÄT

Taloussuunnittelu

  • Toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta (PTS)
  • talousarvion laadinta tulo- ja menoerittäin, perustelut hallitukselle
  • ajan tasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito.

Laskentatoimi

  • Laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
  • lainojen hoito ajallaan
  • lainaosuuksien määräaikaislaskenta osakassuorituksia varten
  • kirjanpidon hoito ja tilinpäätösehdotuksen laadinta niin, että toimintakertomuksesta ilmenee:
    • Hallinto: hallituksen kokoonpano ja kokouskerrat, yhtiökokous, tilintarkastajat, isännöitsijä, kiinteistönhoito ja siivous
    • Talous: vastikkeet jälkilaskelmineen, käyttökorvaukset, vuokrat, lainat, palkat ja palkkiot, vakuutukset, ehdotus tuloksen käsittelemiseksi, talousarviovertailu (elleivät ne ilmene tuloslaskelmasta tai taseesta)
    • Kulutustiedot: lämpö, sähkö, vesi
  • tuloslaskelmasta ja taseesta ilmenee vertailu edellisvuoteen ja talousarvioon, käytetään tilinpäätöslomakkeistoa tai muuten vastaavat tiedot sisältävää erittelyä, selvitys asuintalovarauksesta ja sen käytöstä, selvitys korjausrahastosta ja sen käytöstä
  • talousarviovertailu hallitusta varten vähintään kerran vuodessa
  • tilintarkastuksen järjestäminen
  • vuokra- ja vastikekirjanpito sekä saatavien perintähuomautusten teko
  • palkkojen laskenta ja maksatus määräajassa
  • ennakonpidätysten tilitys ennakonperintälain mukaisesti määräajassa
  • sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys ennakkoperintä- ym. lakien mukaisessa määräajassa
  • kulutustilastointi (energia, vesi)
  • liikevaihtoveron laskenta ja tilitys kohteen ollessa liikevaihtoverovelvollinen.

TEKNISET TEHTÄVÄT

Kiinteistön hoitotehtävien järjestäminen

  • Kiinteistönhoitotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen
  • kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta (energian, veden ja sähkön kulutus)
  • tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
  • energiatariffien ja muutosten seuranta
  • kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin liittyvät järjestelyt (mm. irtainkäyttöomaisuus, tarveaineet).

Kunnossapito

  • Peruslaitejärjestelmien (LVIS jne.), rakenteiden ja ulkovaipan kunnon seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus sekä lähivuosien korjaustarpeen määrittely
  • kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
  • kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
  • yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä
  • äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen.

Korjaus- perusparantamis- ja rakennuttamisasiat

  • Uuden kiinteistön vastaanottoon liittyvät asiat: Teknisten asiakirjojen urakoitsijalta saamisesta ja oikeellisuuden tarkistamisesta huolehtiminen, takuuaikana esille tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä, takuuajan vakuuksien seuranta, tarvittavat yhteydenpidot.
  • Korjaus- ja perusparantamisasiat: Hallinnollinen organisointi (mm. urakoitsijan valinta, teknistaloudellinen kokonaisajattelu), yleisvalvonta sekä päätöksentekomenettely, takuu- ja vastuuaika- sekä vuosikorjausyhteydenpidot, hankesuunnitteluun osallistuminen, tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat, työn aikainen tiedottaminen asukkaille ja muille tahoille, takuuaikana esiin tulevien ongelmien tilastointi koko kiinteistöstä, takuuajan vakuuksien seuranta.
Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial